OBA7 – Definir Tipos de documento
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| Transação | OBA7, S_ALR_87003947 |
| Programa | SAPL0F62 |
Definir tipos de documento
Nesta atividade IMG, são criados os tipos de documento para transações contábeis da contabilidade financeira. Os tipos de documento diferenciam as transações contábeis e controlam o arquivamento dos documentos.
Indicar para cada tipo de documento um intervalo de numeração. O número do documento será selecionado com base nesse intervalo de numeração. É possível utilizar um intervalo de numeração para vários tipos de documento.
Os tipos de documento são válidos para o mandante. Indicar sempre uma chave de intervalo de numeração para cada tipo de documento. Criar, para a chave de intervalo de numeração, os intervalos de números pretendidos de forma dependente da empresa. Assim, é possível indicar, para o mesmo intervalo de numeração, intervalos de tamanhos diferentes.
Exemplo
Foi definido um tipo de documento para as faturas recebidas. Na empresa 0001 é necessário lançar um grande número de faturas recebidas. Por isso, deverá ser criado para essa empresa um intervalo de números grande para o intervalo de numeração. Numa outra empresa, apenas é necessário lançar muito poucas faturas recebidas. Para esta empresa pode ser definido um intervalo de números pequeno para o mesmo intervalo de numeração.
Se um tipo de documento não for utilizado em uma determinada empresa, não deve ser definido para essa empresa nenhum intervalo de números.
Nota
Caso se pretenda lançar documentos com o processo de contabilização líquida, é necessário um tipo de documento líquido (p.ex., KN). Para esse tipo de documento, é necessário definir o código “Tipo de documento líquido” em “Controle”. Para a compensação das partidas em aberto em clientes, fornecedores e contas do Razão, é possível definir um tipo de documento global (p.ex. AB) ou um intervalo de numeração global.
Para as operações de lançamento automáticas (p.ex, transferência com compensação), é necessário gravar um tipo de documento de compensação (p.ex., AB). Caso não se pretenda utilizar a opção standard AB para o tipo de documento de compensação, é possível eliminar este tipo de documento e definir um tipo de documento próprio.
Relativamente às características do tipo de documento, é possível definir um tipo de documento de estorno próprio por cada tipo de documento. Para tipos de documentos com intervalos de numeração externos, é necessário definir um tipo de documento de estorno próprio, uma vez que o estorno automático apenas se aplica nos tipos de documento com atribuição de números interna.
Configurações standard
Os tipos de documento definidos apenas cobrem as seguintes transações contábeis:
•na contabilidade financeira:
◦Contabilidade geral
◦Contabilidade de clientes
◦Contabilidade de fornecedores
◦Contabilidade do imobilizado
•na administração de materiais/nas vendas e distribuição:
◦Entrada de mercadorias/saída de mercadorias
◦Entrada de faturas/saída de faturas
◦Inventário físico
◦Documento de faturamento
•Consolidação
Atividades
1. Determinar em que medida é possível utilizar as configurações standard.2. Se necessário, modificar ou completar as configurações standard.3. Em qualquer dos casos, verificar os intervalos de numeração dos documentos indicados, mediante a etapa “Definir intervalos de numeração de documentos”, caso sejam transferidos tipos de documento standard.É necessário que esses intervalos de numeração estejam criados para a empresa e que contenham os intervalos de números pretendidos.
Principais Campos
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Tipo de documento V_T003-BLART
O tipo de documento classifica os documentos contábeis e será anotado no cabeçalho do documento.
Para cada tipo de documento, são estipuladas características que controlam a entrada do documento, ou que se encontram anotadas no mesmo. Em especial, será determinado para cada tipo de documento que área dos números de documentos é permitida para os respectivos documentos.
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Denominação do tipo de documento V_T003-LTEXT
Descreve a transação contábil que é lançada com o tipo de documento.
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Intervalo de numeração V_T003-NUMKR
Número que identifica o intervalo de numeração para a atribuição de números.
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Tipo de documento V_T003-STBLA
O tipo de documento de estorno é utilizado, se um documento dever ser estornado.
Se não for indicado nenhum tipo de documento de estorno, o documento de estorno recebe o tipo de documento do documento original.
Ao estornar um documento não é possível uma atribuição de nº de documento externa. Por isso, deve ser indicado um tipo de documento de estorno, que trabalhe com a atribuição de números interna, para todos os tipos de documento que trabalhem com a atribuição de números de documento externa.
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Grupo autorizações V_T003-BRGRU
O grupo de autorização possibilita uma proteção de autorização ampliada para determinados objetos. Os grupos de autorização podem ser definidos livremente. Os grupos de autorização surgem em objetos de autorização, geralmente em combinação com uma atividade.
Tipo de Conta Permitido
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lançamento no imobilizado permitido V_T003-XKOAA
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lançamentos no cliente permitidos V_T003-XKOAD
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lançamentos no fornecedor permitidos V_T003-XKOAK
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lançamentos no material permitidos V_T003-XKOAM
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lançamentos na conta do Razão permitidos V_T003-XKOAS
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tipo documento só pode ser utilizado em batch input V_T003-XSYBL
Provoca que o tipo de documento só pode ser utilizado para lançamentos criados com o batch input.
Controle
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documento registrado com valor líquido V_T003-XNETB
Com este código é possível determinar que são subtraídos automaticamente descontos em lançamentos de fornecedor com este tipo de documento.
Dependências
O processo de contabilização líquida não é suportado papa fornecedores.
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só permitido um cliente / fornecedor V_T003-XKKPR
Tem como efeito que em documentos com este tipo de documento só apareça uma conta de clientes ou de fornecedores. Mas podem ser lançados vários itens no mesmo cliente ou fornecedor.
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lançamentos negativos permitidos V_T003-XNEGP
Tem como efeito a definição de itens de documento individuais como lançamento negativo.
Utilização
Se um documento for lançado na contabilidade financeira, a movimentação no período é atualizada. Com a possibilidade de definir tipos de documento, nos quais se pode decidir, por item, se o lançamento deve ser negativo, é possível anular os lançamentos incorretos e, assim, eliminar as conseqüências na movimentação no período.
Se, por ex., um item de documento em um documento tiver sido lançado na conta errada, pode ser criado um documento de correção, no qual a conta errada será creditada com um lançamento negativo e a conta certa será debitada com um lançamento normal.
Dependências
Os lançamentos negativos devem ser permitidos para a empresa do documento a estornar. Se um tipo de documento for utilizado em uma empresa que não preveja lançamentos negativos, o código aqui definido é ignorado
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Lançamento válido para todas as sociedades V_T003-XGSUB
Código que é definido no nível do tipo de documento. Determina que no âmbito de um documento a classificação contábil ocorre de forma válida para todas as sociedades. Ser válido para todas as sociedades significa:
•São classificadas contabilmente várias sociedades parceiras de negócios.
•É classificada contabilmente, pelo menos, uma sociedade parceira de negócios e, pelo menos, um parceiro de negócios externo ao grupo de empresas.
Daí resulta que a sociedade parceira de negócios não é unívoca por documento. O nº de sociedade gravado no registro mestre deste parceiro de negócios filiado não pode ser transferido para todas as linhas de documento.
Utilização
Não definir o código nos seguintes casos:
•Se for para transferir a sociedade parceira de negócios para todas as linhas de documento.
A sociedade parceira de negócios deve ser transferida, especialmente, por motivos de consolidação, porque o sistema precisa da informação sobre a sociedade parceira de negócios, para lançamentos de anulação. Há uma exceção desta lógica de transferência que se verifica quando se lança nas linhas de compensação interempresarial de empresas filiadas.
Com o tipo de documento afetado devem ser entrados lançamentos de imobilizado.
Definir o código nos seguintes casos:
•Caso se deva classificar contabilmente de forma válida para todas as sociedades nas transações contábeis.
Isto afeta, especialmente, os lançamentos de ajuste (ver exemplo) e os lançamentos que não são relevantes para o faturamento (por ex., pagamentos automáticos).
Exemplo
No exemplo que se segue pode ser necessário definir o código:
Se um fornecedor ou um cliente tiver mudado de status, ao passar de um empresa não filiada para uma empresa filiado, isto pode causar problemas nos pagamentos. No pagamento simultâneo de itens antigos e novos, a sociedade parceira de negócios deixa de ser evidente no documento. O tipo de documento deve então permitir um lançamento válido para todas as sociedades.
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sociedade parceira pode ser entrada manualmente V_T003-XMGES
Código que indica se a sociedade parceira de negócios pode ser entrada manualmente com o tipo de documento selecionado.
Utilização
A entrada manual da sociedade parceira de negócios só é necessária em casos especiais, porque geralmente é transferida do registro mestre de uma das contas participantes no documento.
O código deve ser visto em conjunto com o código ‘Válido para todas as sociedades’.
•Código ‘Possível entrar soc.parc.neg.’ definido, código ‘Válido para todas as sociedades’ não definido:
A sociedade parceira de negócios pode ser entrada para o documento completo, mas esta possibilidade só pode ser aplicada para lançamentos em conta do Razão puros, em cujo mestre de contas não tenha sido entrada uma sociedade parceira de negócios (caso contrário, é utilizada a sociedade parceira de negócios do mestre de contas). A sociedade parceira de negócios entrada no nível do documento é transferida para todos os itens de documento.
•Código ‘Possível entrar soc.parc.neg.’ e código ‘Válido para todas as sociedades’ definidos:
Os documentos podem ser lançados para todas as sociedades e a entrada manual de uma sociedade parceira de negócios para itens de conta do Razão é possível. A sociedade parceira de negócios é entrada no nível do item mediante ‘Suplementos -> Outros dados’.
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Categ.de taxa de câmbio p/determ.da taxa de câmbio proposta V_T003-KURST
Categoria de taxa de câmbio em que, em documentos de moeda estrangeira, está gravada a taxa de câmbio proposta.
Utilização
Caso na entrada de documentos em moeda estrangeira não seja indicada qualquer taxa de câmbio no cabeçalho de documento, o sistema define automaticamente uma taxa de câmbio a partir da tabela de conversão de câmbio. Através desta taxa de câmbio é efetuada a conversão de todos os montantes nos itens do documento.
O sistema utiliza a taxa de câmbio média enquanto valor proposto, desde que não tenha sido entrada qualquer outra taxa de câmbio.
Procedimento
Caso o usuário não pretenda utilizar, no tipo de documento selecionado, a taxa de câmbio média (categoria de taxa de câmbio M) enquanto valor proposto, entrar a categoria de taxa de câmbio pretendida (cotação, taxa de câmbio de venda, taxa de câmbio do grupo de empresas,…).
Dependências
Apenas é possível utilizar uma categoria de taxa de câmbio divergente da taxa de câmbio média quando os fatores de conversão desta categoria de taxa de câmbio para todas as moedas coincidirem com os da categoria de taxa de câmbio M.
A categoria de taxa de câmbio entrada não produz efeito nos pagamentos automáticos. Uma vez que o tipo de documento depende do meio de pagamento e, uma vez que o meio de pagamento, por sua vez, pode ser determinado com base no montante a pagar convertido em moeda interna, a determinação dos montantes de moeda interna deve ser efetuada antes da seleção do tipo de documento. Portanto, a categoria de taxa de câmbio pretendida não é conhecida no momento da conversão.
Contudo, é possível predefinir uma categoria de taxa de câmbio por cada execução de pagamento independentemente do tipo de documento.
Exemplos
Caso o usuário pretenda utilizar a categoria de taxa de câmbio XY e caso as taxas de câmbio entre as moedas CURR1 e CURR2 sejam indicadas na relação de 100 : 1, mas para a categoria de taxa de câmbio M na relação de 1:1, é enviada a respetiva mensagem de erro aquando do lançamento.
Necessario na criação do documento
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Código nº referência V_T003-XMREF
Definir este código, se o nº de referência dever entrar, ao lançar, em um tipo de documento.
Exemplos
Uma fatura de fornecedor é lançada com o tipo de documento RC. No tipo de documento RC está definido o código para o nº de referência. Por isso, é necessária uma entrada no campo nº de referência. O campo de referência pode ser preenchido, por exemplo, ao lançar com o nº da fatura do fornecedor. Se o campo nº de referência for preenchido, a referência com a data do documento é transferida para o file IDS, na execução de programa de pagamento.
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texto do cabeçalho do doc.V_T003-XMTXT
Definir este código, se dever entrar um texto do cabeçalho do documento, ao lançar, em um tipo de documento.