FBN1 Definir intervalos de numeração do documento da visão de entrada
Nesta atividade IMG são criados os intervalos de numeração para os documentos. Para cada intervalo de numeração, indicar, entre outras coisas, o seguinte:
•um intervalo de números com base no qual os números de documentos serão selecionados
•o tipo de atribuição de números (interna ou externa)
Cada intervalo de numeração é atribuído a um ou mais tipos de documento. Mediante o tipo de documento, o intervalo de numeração fica com efeito ao entrar e lançar um documento.
É possível utilizar um intervalo de numeração para vários tipos de documento. Assim, é possível diferenciar documentos segundo o tipo de documento mas também é possível reagrupá-los para arquivar os documentos originais, desde que os documentos originais sejam arquivados no número de documento PD.
Nota
O tipo de atribuição de números tem um significado especial. Por isso, é aconselhável verificar, para cada tipo de documento, se é necessário utilizar um intervalo de numeração próprio e qual dos tipos de atribuição de números é conveniente.
A atribuição de números externa é conveniente, por exemplo, quando os documentos são transferidos de um sistema externo. Pressupõe-se que os números são unívocos. Na atribuição de números externa, o status do intervalo de numeração não será exibido. Em caso de entrada manual de um número de documento, é obrigatório que seja assegurada uma atribuição de números contínua.
A atribuição de números interna é conveniente quando os documentos originais não têm um número de documento unívoco. Isso acontece, por exemplo, em caso de faturas de fornecedores.
Os intervalos de numeração para os documentos são dependentes da empresa. Por isso, é necessário criar os intervalos de numeração para cada empresa na qual será utilizado o tipo de documento, e também será necessário criar os intervalos com a mesma chave de intervalo de numeração.
Não é permitido que os intervalos de números se sobreponham. Caso sejam utilizados intervalos de numeração dependentes do ano, é possível indicar o mesmo intervalo de numeração várias vezes sob a mesma chave para diferentes exercícios fiscais “até” (limite de validade até ao qual o intervalo de numeração é válido). Caso se pretenda definir intervalos de numeração independentemente do exercício fiscal, entrar 9999 no campo para o exercício fiscal “até”.
Atenção
Para os documentos modelo deve ser utilizado um intervalo de numeração com a chave X2 e para documentos padrão para lançamento periódico, com a chave X1. Não é permitido utilizar estas chaves para outros intervalos de numeração.
Recomendação
Arquivar os documentos originais (documentos físicos) com o número PD do sistema SAP. O número de documento PD deve ser escrito no documento original. Assim se garante que é possível encontrar sempre o documento original relativo a uma transação contábil.
Atividades
1. Determinar de que forma é que o arquivo de documentos deve ser executado.
2. Definir os intervalos de numeração convenientemente.3. Assegurar que os intervalos de numeração estão atribuídos aos tipos de documento correspondentes.
Notas sobre o transporte
Os objetos de intervalo de numeração podem ser transportados da seguinte forma:
Selecionar, na tela Intervalo de numeração para o documento contábil, Intervalo -> Transportar .
Ter em consideração que, no sistema destino, serão eliminados primeiro todos os intervalos dos objetos de intervalo de numeração selecionados, de forma a que depois da importação existam apenas os intervalos exportados. Os status do intervalo de numeração serão importados com o valor que existe na altura da exportação.
As tabelas dependentes não serão transportadas nem convertidas.