OBC4 Definir variantes de status de campo

OBC4 Definir variantes de status de campo

Definir variantes de status de campo

Nesta etapa de trabalho, o usuário pode definir e eliminar as variantes e o grupos de status de campo. Devem ser agrupados em uma variante de status de campo vários grupos de status de campo. Esta variante de status de campo deve ser atribuída a uma empresa em Atribuir variantes de status de campo a empresa. É desta forma possível trabalhar com os mesmos grupos de status de campo em quaisquer empresas.

Para além disso, o usuário pode definir e processar grupos de status de campo. Para cada conta do Razão, é necessário gravar um grupo de status de campo na área específica para a empresa. Esta determina os campos que, na conta, estão prontos para entrada, têm de ser preenchidos ou devem ser ocultados. Ter em atenção que as classificações contábeis adicionais (p.ex., centros de custo ou ordens) apenas são possíveis quando os respetivos campos estão prontos para entrada.

Opções standard

No sistema standard SAP, para a empresa 0001 está entrada a variante de status de campo 0001. Para a variante de status de campo já estão definidos grupos de status de campo.

Nota

A alguns campos não pode ser atribuído um status de campo, como, por exemplo, aos campos do cabeçalho de documentos. Alguns deles podem, no entanto, ser ativados no tipo de documento como campos obrigatórios ou campos facultativos.

O grupo de status de campo que é entrado nas contas de reconciliação, é ativado quando é efetuado o lançamento nas respetivas contas de clientes ou contas de fornecedores. Nas contas de clientes e contas de fornecedores não pode ser entrado nenhum grupo de status de campo. O número da conta do Razão da conta de reconciliação, definida no registro mestre de fornecedores, determina o grupo de status de campo.

Para além do grupo de status de campo, outros fatores influenciam o status de campo. São eles:

•o status de campo definido para a chave de lançamento.

No sistema standard, o status “campo facultativo” foi atribuído às chaves de lançamento 40 e 50. Estas são as chaves de lançamento standard para os lançamentos em contas do Razão. O status “campo facultativo” não tem qualquer influência sobre o status de campo.

• definições relativas ao tipo de documento.

Aí, por exemplo, pode determinar-se que têm de ser entrados sempre um nº de referência e um texto de cabeçalho de documento.

Recomendação

O status de campo deve ser determinado utilizando os grupos de status de campo nas contas do Razão. Dessa forma, consegue-se uma configuração de tela própria para contas. Com as chaves de lançamento não é possível efetuar qualquer diferenciação, uma vez que só existem duas chaves de lançamento para os lançamentos em contas do Razão.

O mesmo não acontece com as contas de reconciliação. Para estas contas especiais do Razão, não é efetuada qualquer definição diferenciada do status de campo através do registro mestre. Neste caso, são utilizadas as chaves de lançamento em débito e em crédito.

Atividades

1. Criar novas variantes de status de campo, selecionando Processar -> Novas entradas. Para se criar novas variantes de status de campo, pode utilizar-se também a função de cópia. Selecionar então Processar -> Copiar como. Ao copiarem-se variantes de status de campo, são também copiados os grupos de status de campo correspondentes.

2. Verificar os grupos de status de campo que existem no sistema standard.

3. Determinar quais os campos nas telas de entrada das contas do Razão que, na empresa do usuário, devem:

◦estar prontos para entrada

◦ser obrigatoriamente preenchidos

◦ser ocultados

Estas definições não são efetuadas para cada uma das contas, mas para grupos de contas. O usuário deve ter como referência os grupos de status de campo standard.

4. Se necessário, modificar os grupos de status de campo standard, ou definir grupos personalizados para cada variante de status de campo.

5. As variantes de status de campo que já não forem necessárias, podem ser eliminadas, selecionando Processar -> Eliminar. Os grupos de status de campo correspondentes são também eliminados.