OBR7 Arquivar prazo de validade de tipo de conta
Nesta atividade IMG, pode ser indicado um tempo de residência mínimo das contas, em dias. Ao serem arquivados documentos, o sistema verifica se este tempo mínimo é respeitado.
Além disso, podem ser definidos tempos de residência do índice. No sistema, existem os seguintes índices para a contabilidade financeira: índices secundários e índices de arquivo.
Nos índices secundários das contas do Razão, dos clientes e fornecedores, estão contidas informações relativas ao documento, paralelamente aos dados intrínsecos do documento. Utilizando o tempo de residência do índice secundário, pode agora determinar-se o número de dias que um índice secundário de um documento deve permanecer no sistema, em função da data de compensação e da data fixada para o arquivamento. Isto significa que os índices secundários não são imediatamente eliminados após o arquivamento, mas apenas após um período determinado pelo usuário.
O programa de eliminação pode ser iniciado automaticamente após a execução de arquivamento ou, separadamente, como um programa de execução posterior ou um programa de eliminação de índice.
Os índices de arquivo são estruturados de forma análoga aos índices secundários, mas contêm muito menos informação. Contêm informações essenciais para um acesso direto ao documento no arquivo, com referência à conta.
Exemplo
A data fixada para o arquivamento é 01.04.1996 e o tempo de residência do índice secundário é de 60 dias. A data de lançamento do documento A é 15.03.1996 e do documento B, 15.01.1997. O índice secundário do documento A não é eliminado quando é efetuado o arquivamento, enquanto que o do B é eliminado.
Nota
Para determinar o tempo de residência das contas, é necessário indicar intervalos de números de conta. Trata-se, neste caso, de contas do Razão. Para os tipos de conta D (cliente) e K (fornecedor), devem ser entrados os números das contas de reconciliação.
O sistema utiliza sempre a entrada mais precisa de uma conta. Isto significa que entradas com “*” não são precisas e a especialização diminui à medida que aumenta o comprimento dos intervalos de contas do Razão.
Uma função especial tem em conta a situação em que, para uma conta, existe uma entrada com a empresa “*” e um tipo de conta específico (p.ex., D para conta de cliente), assim como uma entrada com o tipo de conta “*” e uma empresa específica (p.ex., 0001). Uma vez que, nesta situação, não é possível comparar o grau de precisão,o sistema utiliza a entrada com o número máximo de dias. Antes disso, o sistema procura, nas duas combinações empresa/tipo de conta, o intervalo de contas do Razão relevante mais curto.
Os tempos de residência do índice devem ser sempre superiores ou iguais ao tempo de residência da conta.
Atividades
Determinar os tempos de residência da conta e os tempos de residência do índice desejados.