SAP FI-AP – Contas a Pagar
O Contas a Pagar SAP FI-AP registra e administra os lançamentos financeiros relativos a fornecedores, fazendo automaticamente contabilizações em resposta aos movimentos operacionais tais como pagamento de faturas, notas de credito, adiantamentos, etc. Da mesma maneira, o sistema fornece ao componente de aplicação Administração de caixa os índices das faturas e demais documentos para otimizar o planejamento de liquidez.
No SAP as contas a pagar são liquidadas com o programa de pagamento que suporta todas as formas de pagamento, tanto em formato impresso quanto em eletrônico.
O sub-componente de aplicação Contas a Pagar FI-AP registra e administra dados contábeis de todos os fornecedores, além de ser uma parte integrante da administração de compras. Os fornecimentos e as faturas são administrados de acordo com os fornecedores. Todos os lançamentos em contas a pagar são automaticamente conciliados com o Razão Geral.
Introdução ao Contas a Pagar (FI-AP)
- O módulo de FI AP registra e administra dados contábeis para todos os fornecedores.
- É também uma parte integrante de Compras, onde entradas de mercadorias/serviços e faturas são registradas para cada fornecedor. O sistema faz lançamentos no componente SAP FI automaticamente em resposta a estes movimentos.
- Da mesma forma, o sistema fornece à aplicação Administração de caixa os valores das faturas para otimizar o planejamento de liquidez.
- Os lançamentos feitos no módulo de fornecedores são registrados simultaneamente no ivro Auxiliar/Contabilidade, onde diferentes contas contábeis são atualizadas de acordo com o movimento envolvido (contas a pagar FI-AP, adiantamentos, etc.).
- Para ajudar o usuário a manter-se informado sobre partidas em aberto (processos), existem previsões de vencimentos e relatórios padrão que podem ser executadas
Cadastro de Fornecedores
Dados Mestre: Os registros mestre de fornecedores são divididos em dados gerais, dados da empresa e dados de compra para que cada empresa e cada organização de compras possa gravar suas próprias informações para a realização de negócios com fornecedores.
Dados gerais : Estes são dados que se aplicam a todas as empresas e organizações de compras da sociedade. A área geral inclui, por exemplo, denominação, endereço, idioma e número de telefone do fornecedor.
Dados da empresa: Dados específicos de uma determinada empresa. Os dados da empresa incluem, por exemplo, o número de conta de conciliação e as condições de pagamento.
Dados da organização de compras: Estes são dados relevantes para a organização de compras da sociedade. Por exemplo, solicitações de cotação, pedidos, e revisão de faturas são gravados nesta seção. O componente de aplicação Administração de materiais é necessário para entrar esses dados e imprimir pedidos.
Grupo de Contas de Fornecedores: Para criar um registro mestre é necessário especificar um grupo de contas. O grupo de contas não pode ser modificado após a criação do registro mestre. Os grupos de contas determinam:
- Um intervalo de numeração para a atribuição de números de conta,
- Quais campos são exibidos e se a entrada dos mesmos é facultativa ou obrigatória (status do campo) quando os dados mestre do fornecedor são entrados ou modificados.
- Se a conta é para fornecedores ocasionais
Contas de reconciliação: Não recebem lançamentos diretamente. Os lançamentos são feitos no código do fornecedor e o sistema lança automaticamente na conta de reconciliação, que é a conta contábil.
Lançamentos
Um documento contábil é formado de cabeçalho e itens. O cabeçalho armazena dados como a data e o tipo do documento, a data de lançamento e a moeda. O item do documento armazena dados do lançamento como a conta, o centro de custo e o valor.
Lançamentos automáticos: Os lançamentos do contas à pagar (FI-AP) são geralmente originados automaticamente através do módulo de materiais (MM). É possível no entanto criar lançamentos manualmente em FI AP.
Lançamentos manuais: São lançamentos com contabilização imediata. Todo lançamento deverá ter a soma dos débitos e dos créditos igual a zero.
Adiantamentos: Os adiantamentos são lançamentos cuja contabilização é realizada em uma conta de conciliação diferente daquela definida no registro mestre do fornecedor. Essas contas estão associadas a um código de Razão Especial de acordo com o tipo de adiantamento (tais como adiantamentos efetuados sobre o imobilizado tangível ou sobre estoques de inventário). Cada tipo de adiantamento é representado por um código do Razão Especial (Rze) separado. Essas contas do Razão especial são informadas separadamente no balanço patrimonial.
Os códigos do Razão especial exibidos na tabela a seguir são usados no sistema standard:
| Tipo | Descrição |
| A | Adiantam. geral (prestado ou recebido) |
| M | Adiantam. prestado sobre imobilizado tangível |
| I | Adiantam. prestado sobre imobilizado intangível |
| V | Adiantam. prestado sobre estoques de inventário |
Documentos Pré-editados: Com a pré-edição do documento pode-se registrar e arquivar (pré-editar) os documentos incompletos no sistema sem verificação de entrada. Os documentos pré-editados podem ser posteriormente completados, verificados e lançados eventualmente por um outro responsável.
Documentos de Referência: O método de referência é uma ferramenta de entrada de documento. Se for lançar freqüentemente os mesmos documentos com os mesmos dados, o uso de diferentes métodos de referência pode economizar tempo e evitar erros na entrada do documento.
Modelo de Classificação Contábil: Pode-se usar o modelo de classificação contábil para economizar tempo e evitar erros, se usar com freqüência as mesmas classificações contábeis abrangentes, tais como a distribuição de montantes para diversas contas ou centros de custo.
Documento Periódico:São entradas periódicas lançadas por um programa com base em documentos de lançamentos periódicos . Esse procedimento é comparável à ordem permanente dada ao banco para a dedução de aluguel, pagamentos de prêmio ou amortização de empréstimos. Os lançamentos podem ser feitos periodicamente ou em uma data específica.
Documento Modelo: Ao contrário de um documento contábil, os documentos modelo não atualizam movimentações no período. Eles servem apenas como fontes de dados para um documento contábil. A vantagem é que podem ser modificados ou ampliados. Deve-se usar um documento modelo, ao invés de um documento contábil, se necessitar de um documento de referência para estruturá-lo a seu próprio modo.
Pagamento ao Fornecedor
Existem duas formas de pagamentos de fornecedores no SAP FI-AP:
- Pagamento manual
- Integral, parcial e residual
- Programa de Pagamento Automático
- Envio de Arquivo de Remessa
- Importação de Extrato Eletrônico
Pagamento Manual: Com este tipo de pagamento deve-se entrar manualmente com os dados para a compensação das partidas em aberto como a conta do banco e a conta do fornecedor. A seleção das partidas em aberto é feita manualmente pelo usuário.
Pagamento Parcial: Um pagamento parcial é um pagamento que é lançado em uma conta sem compensar nenhuma partida em aberto. Quando é lançado o pagamento parcial, o sistema marca o número de documento da partida em aberto original na partida individual do pagamento parcial. É possível fazer um pagamento parcial para uma ou mais partidas em aberto.
Pagamento Residual: A partida em aberto original é compensada e o sistema lança uma nova partida em aberto. Essa nova partida em aberto é para o mesmo montante que a partida original menos o montante pago.
Programa de Pagamento Automático: O programa processa partidas em aberto FI-AP em três etapas:
- O programa determina as partidas em aberto a serem pagas e cria uma lista de propostas
- A execução do programa de pagamento inclui somente as partidas em aberto contidas na lista de propostas. O programa lança documentos e oferece os dados para a impressão de formulários e para a criação de suportes de dados, avisos e listas de pagamentos.
- Esse programa usa o programa de impressão para imprimir os formulários e criar os suportes de dados.
Arquivo de Remessa: Com a execução do programa de pagamento, de acordo com o meio de pagamento, é gerado um arquivo que contém todas as informações de pagamento e que orrespondem às normas bancárias do país em questão. Esse arquivo deverá ser enviado ao banco através do software de comunicação bancária (sistema do banco).
Retorno Bancário: Quando o banco envia o extrato de conta bancária, deve-se importar os dados do extrato para o sistema R/3. O sistema então carrega os dados e gera os lançamentos necessários para a baixa dos títulos e atualização das contas.
Avaliação de Partidas em Aberto em Moeda Estrangeira
Caso a empresa realize lançamentos FI-AP em moeda estrangeira, no encerramento de cada período deve ser executado o programa de avaliação de partidas em aberto em moeda estrangeira.
Quando é efetuada a avaliação de partidas em aberto o sistema lança diretamente em uma conta de ajuste do balanço e em uma conta para as diferenças de câmbio resultantes da avaliação. Neste caso, pode tratar-se de despesas ou rendimentos.
Principais transações SAP FI-AP
| Transação | Descriçã |
| FK01 | Criar fornecedor (contabilidade) |
| FK02 | Modificar fornecedor (contabilidade) |
| FK03 | Exibir fornecedor (contabilidade) |
| FBL1N | Partidas individuais de fornecedores |
| FB60 | Registro de faturas de entrada |
| FBR2 | Lançar documento com modelo |
| F-53 | Lançar saída de pagamento |
| FB08 | Estornar documento |
| FBRA | Anular compensação |
| F-47 | Solicitação de adiantamento de fornecedor |
| F-44 | Compensar fornecedor |
| FBV0 | Lançar documento pré-editado |
| FK10N | Exibição de saldos de clientes |
| F110 | Parâmetros para pagamento automático |
Faça a inscrição para a prova de certificação. Estude com os simulados Bynem
Veja também no Web Store: SAP FI AP Contas a Pagar