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SAP FI-AP

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SAP FI-AP – Contas a Pagar

O Contas a Pagar SAP FI-AP registra e administra os lançamentos financeiros relativos a fornecedores, fazendo automaticamente contabilizações em resposta aos movimentos operacionais tais como pagamento de faturas, notas de credito, adiantamentos, etc. Da mesma maneira, o sistema fornece ao componente de aplicação Administração de caixa os índices das faturas e demais documentos para otimizar o planejamento de liquidez.

No SAP as contas a pagar são liquidadas com o programa de pagamento que suporta todas as formas de pagamento, tanto em formato impresso quanto em eletrônico.

O sub-componente de aplicação Contas a Pagar FI-AP registra e administra dados contábeis de todos os fornecedores, além de ser uma parte integrante da administração de compras. Os fornecimentos e as faturas são administrados de acordo com os fornecedores. Todos os lançamentos em contas a pagar são automaticamente conciliados com o Razão Geral.

Introdução ao Contas a Pagar (FI-AP)

  • O módulo de FI AP registra e administra dados contábeis para todos os fornecedores.​
  • É também uma parte integrante de Compras, onde entradas de mercadorias/serviços e faturas são registradas para cada fornecedor. O sistema faz lançamentos no componente SAP FI automaticamente em resposta a estes movimentos.​
  • Da mesma forma, o sistema fornece à aplicação Administração de caixa os valores das faturas para otimizar o planejamento de liquidez.​
  • Os lançamentos feitos no módulo de fornecedores são registrados simultaneamente no ivro Auxiliar/Contabilidade, onde diferentes contas contábeis são atualizadas de acordo com o movimento envolvido (contas a pagar FI-AP, adiantamentos, etc.).​
  • Para ajudar o usuário a manter-se informado sobre partidas em aberto (processos), existem previsões de vencimentos e relatórios padrão que podem ser executadas

Cadastro de Fornecedores

Dados Mestre​: Os registros mestre de fornecedores são divididos em dados​ gerais,  dados da empresa e dados de compra para que cada ​ empresa e cada organização de compras possa gravar suas ​próprias informações para a realização de negócios com ​fornecedores.

Dados gerais : Estes são dados que se aplicam a todas as empresas e ​organizações de compras da sociedade. A área geral inclui, ​por exemplo, denominação, endereço, idioma e número de ​telefone do fornecedor.​

Dados da empresa: Dados específicos de uma determinada empresa. Os dados ​da empresa incluem, por exemplo, o número de conta de ​conciliação e as condições de pagamento.​

Dados da organização de compras​: Estes são dados relevantes para a organização de compras ​da sociedade. Por exemplo, solicitações de cotação, pedidos, ​e revisão de faturas são gravados nesta seção. O componente ​de aplicação Administração de materiais é necessário para ​entrar esses dados e imprimir pedidos.

Grupo de Contas de Fornecedores​: Para criar um registro mestre é necessário especificar um grupo de contas. O grupo de contas não pode ser modificado após a criação do registro mestre.​ Os grupos de contas determinam:​

  • ​Um intervalo de numeração para a atribuição de números de conta,​
  • Quais campos são exibidos e se a entrada dos mesmos é facultativa ou obrigatória (status do campo) quando os dados mestre do fornecedor são entrados ou modificados.​
  • Se a conta é para fornecedores ocasionais​

Contas de reconciliação: Não recebem lançamentos diretamente. ​Os lançamentos são feitos no código do fornecedor e ​o sistema lança automaticamente na conta de reconciliação, ​que é a conta contábil.​

Lançamentos

Um documento contábil é formado de cabeçalho e itens. O cabeçalho armazena dados como a data e o tipo do documento,  a data de lançamento e a moeda.​ O item do documento armazena dados do lançamento ​como a conta, o centro de custo e o valor.​

Lançamentos automáticos​: Os lançamentos do contas à pagar (FI-AP) são geralmente originados​ automaticamente através do módulo de materiais (MM). ​É possível no entanto criar lançamentos manualmente em FI AP.

Lançamentos manuais​: São lançamentos com contabilização imediata. ​Todo lançamento deverá ter a soma dos débitos e dos ​ créditos igual a zero.

Adiantamentos​: Os adiantamentos são lançamentos cuja contabilização​ é realizada em uma conta de conciliação diferente daquela ​definida no registro mestre do fornecedor. Essas contas estão ​associadas a um código de Razão Especial de acordo com o ​tipo de adiantamento (tais como adiantamentos efetuados ​sobre o imobilizado tangível ou sobre estoques de inventário). ​Cada tipo de adiantamento é representado por um código ​do Razão Especial (Rze) separado. ​Essas contas do Razão especial são informadas ​separadamente no balanço patrimonial. ​

Os códigos do Razão especial exibidos na tabela a seguir são ​usados no sistema standard:

Tipo Descrição
A Adiantam. geral (prestado ou recebido)​
M Adiantam. prestado sobre imobilizado tangível​
I Adiantam. prestado sobre imobilizado intangível​
V Adiantam. prestado sobre estoques de inventário​

Documentos Pré-editados​: Com a pré-edição do documento pode-se registrar e arquivar ​(pré-editar) os documentos incompletos no sistema sem ​verificação de entrada. Os documentos pré-editados podem ​ser posteriormente completados, verificados e lançados  eventualmente por um outro responsável.​

Documentos de Referência​: O método de referência é uma ferramenta de entrada de ​documento. Se for lançar freqüentemente os mesmos ​documentos com os mesmos dados, o uso de diferentes ​métodos de referência pode economizar tempo e evitar ​erros na entrada do documento.​

Modelo de Classificação Contábil​: Pode-se usar o modelo de classificação contábil para economizar tempo e evitar erros, se usar com freqüência as mesmas classificações contábeis abrangentes, tais como a distribuição de montantes para diversas contas ou centros de custo.​

Documento Periódico​:São entradas periódicas lançadas por um programa com base em documentos  de lançamentos periódicos . Esse procedimento é comparável à ordem permanente dada ao banco para a dedução de aluguel, pagamentos de prêmio ou amortização de empréstimos. Os lançamentos podem ser feitos periodicamente ou em uma data específica.​

Documento Modelo​: Ao contrário de um documento contábil, os documentos modelo não atualizam movimentações no período. Eles servem apenas como fontes de dados para um documento contábil. A vantagem é que podem ser modificados ou ampliados. Deve-se usar um documento modelo, ao invés de um documento contábil, se necessitar de um documento de referência para estruturá-lo a seu próprio modo.​

Pagamento ao Fornecedor​

Existem duas formas de pagamentos de fornecedores no SAP FI-AP:​​

  •  Pagamento manual​​
    •  Integral, parcial e residual​​
  •  Programa de Pagamento Automático​​
  •  Envio de Arquivo de Remessa​​
  •  Importação de Extrato Eletrônico​

Pagamento Manual​: Com este tipo de pagamento deve-se entrar manualmente ​com os dados para a compensação das partidas em aberto ​como a conta do banco e a conta do fornecedor. A seleção ​das partidas em aberto é feita manualmente pelo usuário.​

Pagamento Parcial​: Um pagamento parcial é um pagamento que é lançado em ​uma conta sem compensar nenhuma partida em aberto. ​Quando é lançado o pagamento parcial, o sistema marca o ​número de documento da partida em aberto original na partida ​individual do pagamento parcial. É possível fazer um pagamento ​parcial para uma ou mais partidas em aberto. ​

Pagamento Residual​: A partida em aberto original é compensada e o sistema lança ​uma nova partida em aberto. Essa nova partida em aberto é ​para o mesmo montante que a partida original menos o ​montante pago. 

Programa de Pagamento Automático​: O programa processa partidas em aberto FI-AP em três etapas:​

  1. O programa determina as partidas em aberto a serem ​pagas e cria uma lista de propostas​
  2. A execução do programa de pagamento inclui somente ​as partidas em aberto contidas na lista de propostas. ​O programa lança documentos e oferece os dados para ​a impressão de formulários e para a criação de suportes ​de dados, avisos e listas de pagamentos. ​
  3. Esse programa usa o programa de impressão para ​imprimir os formulários e criar os suportes de dados.​

Arquivo de Remessa​: Com a execução do programa de pagamento, de acordo com o meio de pagamento, é gerado um arquivo que contém todas as informações de pagamento e que orrespondem às normas bancárias do país em questão. ​Esse arquivo deverá ser enviado ao banco através do software de comunicação bancária (sistema do banco).​

Retorno Bancário: Quando o banco envia o extrato de conta bancária, deve-se​ importar os dados do extrato para o sistema R/3. O sistema ​então carrega os dados e gera os lançamentos necessários​ para a baixa dos títulos e atualização das contas.​

Avaliação de Partidas em Aberto em Moeda Estrangeira​

​Caso a empresa realize lançamentos FI-AP em moeda estrangeira, no encerramento de cada período deve ser  executado o programa de avaliação de partidas em aberto em moeda estrangeira. ​

Quando é efetuada a avaliação de partidas em aberto o sistema lança diretamente em uma conta de ajuste do balanço e em uma conta para as diferenças de câmbio resultantes da avaliação. Neste caso, pode tratar-se de despesas ou rendimentos. 

Principais transações​ SAP FI-AP

Transação Descriçã
FK01 Criar fornecedor (contabilidade)
FK02 Modificar fornecedor (contabilidade)
FK03 Exibir fornecedor (contabilidade)
FBL1N Partidas individuais de fornecedores
FB60 Registro de faturas de entrada
FBR2 Lançar documento com modelo
F-53 Lançar saída de pagamento
FB08 Estornar documento
FBRA Anular compensação
F-47 Solicitação de adiantamento de fornecedor
F-44 Compensar fornecedor
FBV0 Lançar documento pré-editado
FK10N Exibição de saldos de clientes
F110 Parâmetros para pagamento automático

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